Роль построения ИСР в проекте

Иерархическая структура работ – инструмент для разбиения всего проекта на более управляемые элементы путем декомпозиции результатов проекта на составляющие либо временные результаты поставки. ИСР отображается в виде иерархической диаграммы, где на первом уровне находится один элемент, это обычно название проекта, а нижние уровни представляют собой все необходимые компоненты либо работы, которые нужны для получения результатов проекта.

Второй уровень ИСР может быть разбит либо на крупные составные компоненты и работы проекта, имеющие продукто-ориентированную природу (например, в проектах внедрения ERP-систем второй уровень можно разбить на модули системы – планирование, производство, складской учет и пр.), либо на фазы жизненного цикла проекта (анализ, дизайн, разработка, интеграция, установка, сопровождение). Также не исключен вариант совмещения продукто-ориентированного подхода и жизненного цикла.

За каждым элементом ИСР должно быть закреплено одно ответственное лицо, которое отвечает за достижение результата, определенного по этому элементу.

При разработке ИСР важно соблюсти 2 основных принципа построения ИСР:

Правило 100%. Оно говорит о том, что в ИСР должны быть включены все результаты, продукты и работы, которые должны быть выполнены по проекту, вне зависимости от того это внешние, внутренние результаты или переданные для выполнения 3-м лицам. Данное правило также применяется ко всем нижестоящим компонентам.

Взаимоисключаемость элементов. Данный принцип говорит о том, что в ИСР не может быть 2 элементов с одинаковым содержанием. Т.е. не может быть 2-х одинаковых элементов в разных ветках ИСР. Если это допустить, вас ожидает дублирование работы и непонимание командой проекта своих работ.

Для того чтобы вовремя остановиться в декомпозиции ИСР и не допустить излишней детализации, можно воспользоваться следующими эмпирическими правилами при определении самых нижних элементов ИСР:

• Трудозатраты должны составлять не менее 8 часов и не более 80 часов;
• Длительность должна быть не более 1 отчетного периода по проекту. Например, вы готовите отчет о прогрессе выполнения проекта для спонсора и клиента 1 раз в 2 недели. В данной ситуации длительность разработки минимального элемента ИСР должна быть не более 2-х недель. В этом случае даже лучше, чтобы длительность была не более 1 недели. Такой подход позволяет выдавать в каждом следующем отчете обновленный статус по выполненным частям проекта, а не показывать все время те же самые элементы “in progress”.
• Правило здравого смысла. Нет смысла декомпозировать производство велосипедного колеса на обод и 36 спиц.

Зачем нужна ИСР?

ИСР имеет большое значение в проекте и является одним из важных факторов успешного достижения проектом своих целей. Чем больше масштаб проекта, тем в большей степени влияет корректно разработанная ИСР на достижение его целей.

В качественно разработанной и хорошо структурированной ИСР с большей вероятностью будут учтены все результаты и работы, которые необходимо получить в рамках проекта. Это позволит в дальнейшем значительно уменьшить появление дополнительных работ и изменение содержания проекта. Известно, что сроки проекта увеличиваются не больше от того, что неверно проведена оценка работ, а от того, что нужные работы просто не были изначально включены в план работ и начинают “всплывать” в ходе выполнения проекта.

Мотивация и вовлеченность команды.

В процессе разработки ИСР, в котором принимают участие члены команды проекта, происходит осознание каждым участником проекта значимости своей работы и понимание проекта в целом. Фактически люди видят себя как часть целого, что значительно повышает эффективность их работы и мотивацию. Делая непосредственный вклад в описание содержания проекта и принимая участие в разработке ИСР, члены команды будут чувствовать себя вовлеченными и ответственными за что, что должно быть сделано. Никто не сможет сказать: “А я не планировал этого, вы все это сами разработали вы и делайте…”

Инструмент коммуникации.

ИСР наглядно представляет то, каким образом будет выполняться проект и расшифровывает для заказчика, спонсора, менеджмента и прочих заинтересованных сторон «черный ящик» проекта. Таки образом, эти участники проекта будут понимать, что происходит в проекте и доверять руководителю проекта и его команде. Доверие дает мощный стимул проекту и устраняет большое количество барьеров.

Эффективный инструмент контроля и мониторинга.

Чем больше детализирован проект (результаты и работы), тем легче им управлять и контролировать проект в целом. ИСР может быть использована в качестве инструмента отчетности перед заказчиком, спонсором, менеджментом и другими участниками проекта. Это позволит видеть какие части проекта уже завершены, какие еще не начаты, а какие находятся в процессе выполнения.

Четкие назначения работ и ответственности.

За каждый элемент ИСР должен нести ответственность один человек. Это дает четкое распределение ролей и ответственности за результаты и работы проекта. Особенно в этом помогает словарь ИСР.

Обоснование стоимости и ресурсов.

При помощи ИСР вы сможете ДОКАЗАТЬ и наглядно продемонстрировать спонсору, заказчику и менеджменту необходимость в деньгах и ресурсах для проекта. Демонстрация ИСР этим участникам проекта снимет большое количество вопросов, связанных с обоснованием стоимости проекта и того количества ресурсов, которое вы требуете для проекта.

И наконец, Совместная разработка ИСР может быть очень веселым занятием и является одним из инструментов построения команды.

Заключение.

Использование ИСР в любом проекте неоспоримо является одним из важных факторов, которые влияют на успех проекта. Этот инструмент является обязательным шагом в планировании проекта и позволяет разложить проект, что называется “по полочкам”. Корректно разработанная ИСР может значительно уменьшить риск неожиданного появления в середине проекта дополнительных работ, которые были упущены при планировании проекта, а также повысит мотивацию команды и доверие заказчика и спонсора.