Бюджетирование проекта - функции, виды, концепция, плюсы и минусы

Содержание:

Суть бюджетного процесса проявляется в его назначении.

Бюджетирование - это создание единого документа, включающего в себя доходы и расходы по проекту.

В процессе составления бюджета формируется бюджет, который является основным документом, характеризующим виды доходов и расходов проекта.

Основным принципом бюджетирования проектов является баланс между доходами и расходами. Отсутствие баланса может привести к дефициту (сумма расходов превышает доходы проекта) или профициту (сумма доходов превышает расходы).

Функции и виды бюджетирования

Бюджетирование выполняет функции:

• Прогнозирование экономики проекта: стратегическое планирование доходной и расходной части бюджета;
• Контроль: сравнение показателей планового/фактического проекта, анализ причин их динамики;
• Координация бизнес-процессов проекта: Соблюдение сроков для каждого этапа реализации проекта;
• Основа реализации проекта: дает возможность принимать целый ряд управленческих решений по реализации проекта. Бюджетирование включает в себя подготовку различных видов бюджетов. Вид бюджета определяется его целевым назначением;
• Общий бюджет: сводка всех бюджетов подразделений компании;
• Мастер-бюджет: смета доходов и расходов проекта;
• Оперативный бюджет: отражает показатели проекта в реальном выражении;
• Статистический бюджет: бюджет на короткий период времени;
• Гибкий бюджет: смета постоянных и переменных расходов по проекту;
• Специальный бюджет: смета юридических показателей проекта.

Концепция бюджетирования

Бюджетирование проекта представляет собой последовательный план мероприятий, направленный на определение стоимости планируемых работ. При составлении бюджета проекта необходимо четко определить характер необходимых работ, статьи расходов и время, отведенное на реализацию.

Структура бюджета определяется планом счетов в соответствии с планом проекта.

Бюджет является основой для выделения средств на предлагаемый проект, как из внутренних, так и из внешних источников. Бюджет необходим для финансового контроля за хозяйственной деятельностью компании и четкого контроля со стороны руководителя. Руководитель проекта принимает соответствующие решения о целесообразности использования средств и разрабатывает меры по контролю над проектом.

Функции бюджетирования

Бюджет выполняет следующие функции:

• Экономическое прогнозирование. Наиболее важные вопросы по бюджетным статьям задаются в ходе стратегического планирования.
• Бюджет как основа для контроля за деятельностью предприятия. По мере реализации планов, предусмотренных проектом, необходимо осуществлять фактический контроль за их выполнением. Следует провести сравнение фактической и запланированной эффективности.
• Бюджет как основное средство координации проекта. Бюджет - это план производства, закупки и продажи продукции.
• Бюджет как основа для достижения целей. При планировании бюджета все решения должны приниматься заблаговременно, до начала реализации проекта.

Преимущества и недостатки бюджетирования проекта

Как и любое другое явление, бюджетирование также имеет свои преимущества и недостатки.

Положительные моменты включают в себя:

• Четкая цель для всей команды;
• Мотивация команды;
• Координация сотрудников для повышения экономических показателей;
• Анализ бюджетов позволяет своевременно вносить коррективы в дальнейшее развитие компании;
• Позволяет распределить потенциальные ресурсы;
• Улучшает процесс коммуникации.

Отрицательная сторона включает в себя:

• Трудности с планированием расходной части;
• Высокие требования к сотрудникам (выполнять задачи четко в срок);
• Невозможно предсказать все возможные риски;
• Между структурными подразделениями могут возникать конфликты.

Составление бюджета требует ясности, синхронизации и сосредоточенности на всех уровнях управления. После утверждения бюджетного плана проекта начинается напряженная работа по расчету и координации исполнения всех статей бюджета.

В начале бюджетного процесса необходимо четко выполнять все организационные мероприятия по его реализации и дальнейшему совершенствованию.

Виды бюджетов

Основные виды бюджетных проектов:

• Общий бюджет - исходя из общей суммы всех смет по структурным подразделениям.
• Основной бюджет необходим для оценки финансового состояния компании. Основной бюджет помогает руководителю компании оценить финансовый и производственный потенциал и принять правильные решения о дальнейшей работе компании.
• Оперативный и вспомогательный бюджеты принимаются для объединения естественных показателей с показателями затрат. Это необходимо для подготовки основного бюджета.
• Специальный бюджет - необходим для установления четких показателей деятельности компании и положений финансового планирования для дальнейшего развития деятельности компании.
• Статистический бюджет - рассчитывается за определенный период времени. При составлении статистического бюджета учитываются возможные доходы и расходы компании.
• Гибкий бюджет основан на распределении расходов. Затраты могут быть переменными и постоянными.